1. Μέρη και ρόλοι
Η σύμβαση συνάπτεται μεταξύ του πελάτη (επιχείρηση ή λογιστής που διατηρεί λογαριασμό) ως υπευθύνου επεξεργασίας και της επιχείρησης ΜΑΚΡΗΣ Γ. ΙΩΑΝΝΗΣ (Copy Experts), ΑΦΜ 145694692, που παρέχει το Forologika, ως εκτελούντος την επεξεργασία. Όταν ο λογιστής χρησιμοποιεί την υπηρεσία για πελάτες του και ενεργεί ο ίδιος ως εκτελών για αυτούς, το Forologika είναι υπο-εκτελών και ο λογιστής εξασφαλίζει ότι η σύμβασή του με τον πελάτη επιτρέπει τη χρήση του.
Η σύμβαση αποτελεί μέρος των Όρων Χρήσης και ισχύει από την αποδοχή τους, ηλεκτρονικά στην εφαρμογή ή κατά την εγγραφή μέσω του διαχειριστή, για όσο διατηρείται ο λογαριασμός. Για τα δεδομένα του ίδιου του λογαριασμού (email, σύνδεση, επικοινωνία, ασφάλεια) το Forologika είναι υπεύθυνος επεξεργασίας, όπως περιγράφει η Πολιτική Απορρήτου.
2. Αντικείμενο της επεξεργασίας
- Σκοπός: ανάκτηση, αποθήκευση, οργάνωση και προβολή φορολογικών και ασφαλιστικών στοιχείων της επιχείρησης, υπολογισμός εκτιμήσεων (ΦΠΑ, αποτέλεσμα, πληρωμές) και αποστολή ειδοποιήσεων.
- Φύση: αυτόματη ανάκτηση από ΑΑΔΕ/myDATA (API) και e-ΕΦΚΑ/ΚΕΑΟ (σύνδεση με τα στοιχεία TAXISnet που δίνει ο πελάτης), αποθήκευση και προβολή μόνο στους εξουσιοδοτημένους χρήστες.
- Κατηγορίες υποκειμένων: ιδιοκτήτες και νόμιμοι εκπρόσωποι επιχειρήσεων, ελεύθεροι επαγγελματίες, αντισυμβαλλόμενοι στα παραστατικά (όπου είναι φυσικά πρόσωπα), εργαζόμενοι στον βαθμό που εμφανίζονται σε ασφαλιστικά στοιχεία, πελάτες λογιστών.
- Κατηγορίες δεδομένων: επωνυμία, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΜΕ, στοιχεία μητρώου, παραστατικά και σύνολα myDATA, χαρακτηρισμοί Ε3, εισφορές, οφειλές, ρυθμίσεις, ειδοποιητήρια και κωδικοί πληρωμής, κωδικοί σύνδεσης (myDATA API, TAXISnet). Δεν ζητούνται ειδικές κατηγορίες δεδομένων (άρθρο 9).
- Διάρκεια: όσο ισχύει ο λογαριασμός, και έπειτα μέχρι τη διαγραφή του σημείου 9.
3. Οδηγίες του πελάτη
Το Forologika επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο με τις οδηγίες του πελάτη. Οδηγίες αποτελούν οι Όροι, η σύμβαση αυτή και οι ρυθμίσεις που επιλέγει ο πελάτης στην εφαρμογή (ποιες επιχειρήσεις και συνδέσεις ενεργοποιεί, ποιους συνεργάτες προσκαλεί, πότε ζητά συγχρονισμό). Αν μια οδηγία κατά τη γνώμη μας παραβιάζει τον ΓΚΠΔ ή άλλη διάταξη, σε ενημερώνουμε αμέσως. Αν το δίκαιο της ΕΕ ή της Ελλάδας μάς υποχρεώνει σε επεξεργασία, σε ενημερώνουμε πριν από αυτήν, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει.
4. Εμπιστευτικότητα
Πρόσβαση στα δεδομένα έχουν μόνο τα πρόσωπα που τη χρειάζονται για τη λειτουργία, την υποστήριξη ή την ασφάλεια της υπηρεσίας, και έχουν δεσμευτεί σε εμπιστευτικότητα με σύμβαση ή εκ του νόμου.
5. Μέτρα ασφαλείας (άρθρο 32)
- Κρυπτογράφηση κάθε σύνδεσης (HTTPS/TLS) και κρυπτογράφηση των αποθηκευμένων κωδικών σύνδεσης με AES-256-GCM στον διακομιστή· το κλειδί δεν βρίσκεται στη βάση δεδομένων.
- Έλεγχος πρόσβασης ανά επιχείρηση στη βάση δεδομένων (Row Level Security): κάθε χρήστης βλέπει μόνο επιχειρήσεις στις οποίες είναι μέλος.
- Κωδικοί λογαριασμού με ελάχιστη πολυπλοκότητα και έλεγχο έναντι γνωστών διαρροών, προστασία φορμών από αυτοματοποιημένη κατάχρηση, αποσύνδεση άλλων συσκευών μετά από αλλαγή κωδικού.
- Η σύνδεση e-ΕΦΚΑ εκτελείται σε απομονωμένο διακομιστή στην ΕΕ, με χωριστό προφίλ προγράμματος περιήγησης ανά επιχείρηση.
- Καταγραφή σφαλμάτων χωρίς κωδικούς σύνδεσης και τακτικός έλεγχος των ρυθμίσεων ασφαλείας της βάσης.
6. Υπο-εκτελούντες
Ο πελάτης παρέχει γενική άδεια για τους παρακάτω υπο-εκτελούντες. Με κάθε έναν ισχύει σύμβαση με υποχρεώσεις προστασίας ισοδύναμες με αυτή τη σύμβαση. Για προσθήκη ή αντικατάσταση υπο-εκτελούντος ενημερώνουμε στη σελίδα αυτή και με email τουλάχιστον 30 ημέρες πριν· ο πελάτης μπορεί να αντιταχθεί με εύλογη αιτιολογία και, αν δεν βρεθεί λύση, να καταγγείλει τη σύμβαση χωρίς κόστος.
| Πάροχος | Υπηρεσία | Τοποθεσία / εγγυήσεις |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Βάση δεδομένων και ταυτοποίηση χρηστών (λογαριασμοί, συνεδρίες, όλα τα αποθηκευμένα δεδομένα). | Φιλοξενία στη Φρανκφούρτη, Γερμανία (AWS eu-central-1)· πρόσβαση υποστήριξης από ΗΠΑ με τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. |
| Cloudflare, Inc. | Εκτέλεση της εφαρμογής, δίκτυο διανομής, προστασία από επιθέσεις και αυτοματοποιημένη κατάχρηση (Turnstile), ουρές εργασιών, αποστολή υπενθυμίσεων email. | Παγκόσμιο δίκτυο, εταιρεία ΗΠΑ· EU-U.S. Data Privacy Framework και τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. |
| Hetzner Online GmbH | Διακομιστής της σύνδεσης e-ΕΦΚΑ / ΚΕΑΟ (πρόγραμμα περιήγησης που συνδέεται με τα στοιχεία TAXISnet). | Γερμανία (ΕΕ). |
| Resend, Inc. | Αποστολή email λογαριασμού (επιβεβαίωση, επαναφορά κωδικού). | Εταιρεία ΗΠΑ· τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. |
| Υπηρεσίες ειδοποιήσεων (Google Firebase Cloud Messaging, Apple, Mozilla) | Παράδοση ειδοποιήσεων συσκευής, μόνο αν τις ενεργοποιήσεις. Στον browser το περιεχόμενο αποστέλλεται κρυπτογραφημένο από άκρο σε άκρο· στις εφαρμογές iOS/Android περνά μέσω Firebase Cloud Messaging (Google) και Apple Push Notification service: αναγνωριστικό συσκευής, τίτλος και κείμενο της ειδοποίησης. | Εταιρείες ΗΠΑ με EU-U.S. Data Privacy Framework και τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. |
7. Διεθνείς διαβιβάσεις
Η βάση δεδομένων και η σύνδεση e-ΕΦΚΑ φιλοξενούνται στη Γερμανία. Πάροχοι με έδρα εκτός ΕΟΧ (π.χ. ΗΠΑ) μπορεί να έχουν πρόσβαση για λειτουργία δικτύου, ασφάλεια ή υποστήριξη. Τέτοιες διαβιβάσεις γίνονται μόνο με απόφαση επάρκειας (EU-U.S. Data Privacy Framework για πιστοποιημένους παρόχους) ή με τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και συμπληρωματικά μέτρα.
8. Συνδρομή στον πελάτη
Βοηθάμε τον πελάτη, με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, να ανταποκρίνεται σε αιτήματα υποκειμένων (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, φορητότητα, εναντίωση) και στις υποχρεώσεις των άρθρων 32 έως 36 (ασφάλεια, γνωστοποίηση παραβίασης, εκτίμηση αντικτύπου). Αίτημα υποκειμένου που λαμβάνουμε απευθείας για δεδομένα του πελάτη το προωθούμε σε αυτόν χωρίς καθυστέρηση.
Παραβίαση δεδομένων: ενημερώνουμε τον πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός 48 ωρών από τη στιγμή που λάβαμε γνώση, με όσα στοιχεία διαθέτουμε (φύση, κατηγορίες και πλήθος, πιθανές συνέπειες, μέτρα), ώστε να μπορεί να γνωστοποιήσει στην ΑΠΔΠΧ εντός 72 ωρών όπου απαιτείται.
9. Λήξη: επιστροφή και διαγραφή
Με τη λήξη του λογαριασμού ο πελάτης μπορεί να κατεβάσει αντίγραφο των δεδομένων του από τις Ρυθμίσεις ή να το ζητήσει με email. Οι κωδικοί σύνδεσης διαγράφονται με τη διαγραφή του λογαριασμού ή της σύνδεσης. Τα υπόλοιπα δεδομένα διαγράφονται εντός 30 ημερών από την ολοκλήρωση της διαγραφής, και από τα αντίγραφα ασφαλείας με τον κύκλο ανανέωσής τους, εκτός αν το δίκαιο της ΕΕ ή της Ελλάδας επιβάλλει διατήρηση.
10. Πληροφορίες και έλεγχοι
Θέτουμε στη διάθεση του πελάτη τις πληροφορίες που χρειάζεται για να αποδείξει τη συμμόρφωση με το άρθρο 28 και επιτρέπουμε ελέγχους από τον ίδιο ή από ελεγκτή που ορίζει, με εύλογη προειδοποίηση, σε εργάσιμες ώρες και χωρίς πρόσβαση σε δεδομένα άλλων πελατών. Αιτήματα στο info@forologika.net.
11. Υποχρεώσεις του πελάτη
Ο πελάτης έχει νόμιμη βάση για τα δεδομένα που συνδέει, εξουσιοδότηση για κάθε ΑΦΜ και κωδικό που καταχωρίζει, και ενημερώνει τα πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα επεξεργάζεται. Ο λογιστής που προσθέτει πελάτη χωρίς δικό του λογαριασμό δηλώνει για κάθε πελάτη ότι έχει την εξουσιοδότησή του· η δήλωση καταγράφεται με ημερομηνία.
12. Ισχύον δίκαιο
Η σύμβαση διέπεται από τον ΓΚΠΔ (Κανονισμός 2016/679), τον ν. 4624/2019 και το ελληνικό δίκαιο. Σε περίπτωση σύγκρουσης με τους Όρους Χρήσης, για θέματα προσωπικών δεδομένων υπερισχύει η σύμβαση αυτή.